Für österreichische Unternehmen
Kundendaten, CRM und Prozesse — verständlich erklärt
Wie gut sind Ihre Kundendaten organisiert? Welche Pflichten gelten in Österreich? Wo entstehen unnötige Kosten? Und wann lohnt sich ein CRM-System überhaupt? Vier Fragen, auf die dieses Portal Antworten gibt — mit Werkzeugen, die mit Ihren eigenen Zahlen rechnen.
Der CRM-Check
4 Minuten- Zwölf Fragen zu Daten, Nachverfolgung und Abläufen
- Sofort ein Wert von 0 bis 100, nach Bereichen aufgeschlüsselt
- Und der Bereich, in dem der größte Hebel liegt
Ergebnis ohne Kontaktdaten — die Auswertung nur auf Wunsch.
Fachartikel zu Kundendaten und CRM
Die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden — jeweils mit dem Teil beantwortet, der in Österreich gilt.
Was gehört in ein CRM-System?
Die Felder, die zählen, die Prüffrage für jedes weitere — und was aus rechtlichen Gründen nicht hineingehört.
AnsehenKundendatenbank aufbauen: Was ist erlaubt?
Woher Daten kommen dürfen, was mit gekauften Adressen ist und welche Informationspflicht dabei fast immer übersehen wird.
AnsehenCRM für kleine Unternehmen
Vier Funktionen, die zählen, fünf, auf die man verzichten kann — und die drei Anzeichen, ab wann sich der Umstieg lohnt.
AnsehenKontaktmanagement richtig aufbauen
Die Ausfallprobe, vier Bausteine und die halbe Seite Regeln, die es dazu braucht.
AnsehenWerkzeuge, die mit Ihren Zahlen rechnen
Fachartikel beantworten die allgemeine Frage. Für Ihren Betrieb rechnen die Werkzeuge: Der CRM-Check zeigt, wie gut Sie aufgestellt sind, der Aufwandsrechner und der Prozesskostenrechner, was die heutige Arbeitsweise kostet, und der Pflichten-Check, was rechtlich offen ist.
Neun Fragen beantworten
Zu Datenarten, Verzeichnis, Auftragsverarbeitern, Werbung, Löschfristen, Auskunft und Arbeitszeit.
Befund sofort ansehen
Nach Dringlichkeit sortiert: was Handlungsbedarf hat, was zu prüfen ist, was passt — mit Fundstelle.
Punkte abarbeiten
Den Befund können Sie ausdrucken oder als PDF speichern. Auf Wunsch gehen wir die offenen Punkte gemeinsam durch.
Pflichten: der Irrtum, der die meisten Betriebe betrifft
Kurz gefasst: „Wir sind zu klein für ein Verarbeitungsverzeichnis" stimmt fast nie. Die Ausnahme für Betriebe unter 250 Beschäftigten gilt nur bei gelegentlicher Verarbeitung. Wer laufend Kunden- und Mitarbeiterdaten verarbeitet — also praktisch jeder Betrieb — fällt nicht darunter. Das Verzeichnis ist auf Verlangen vorzulegen, nicht erst nach Nachfrist zu erstellen.
Das ist keine Formalie: Verzeichnis, Auftragsverarbeitungsverträge, Löschkonzept und Einwilligungsnachweise sind genau die vier Unterlagen, die bei einer Beschwerde oder Behördenanfrage zuerst verlangt werden. Wer sie hat, führt ein Verfahren; wer sie nicht hat, führt eine Diskussion über die eigene Organisation.
Was in diese vier Unterlagen gehört — samt Vorlage, was ein Verzeichnis mindestens enthalten muss.
Die fünf Punkte, an denen es hakt
In der Praxis scheitert es selten am Wollen, sondern daran, dass Daten über Postfächer, Listen und Werkzeuge verstreut liegen.
Verarbeitungsverzeichnis
Was hineingehört, wie ausführlich es sein muss und warum ein veraltetes Verzeichnis schlechter ist als ein knappes, das stimmt.
Aufbau ansehenWerbung und Einwilligung
Wann Sie E-Mails senden dürfen, wie der Nachweis geführt wird und was für Bestandskunden anders gilt als für zugekaufte Adressen.
Regeln ansehenWie gut sind Sie aufgestellt?
Zwölf Fragen zu Datenhaltung, Nachverfolgung, Automatisierung und Nachweisen — mit einem Wert von 0 bis 100 und der Reihenfolge, in der sich etwas ändern lässt.
CRM-Check startenWas kostet Sie das heute?
Doppelt erfassen, suchen, am Monatsende sortieren: Der Aufwandsrechner zeigt mit Ihren eigenen Zahlen, was dabei im Jahr zusammenkommt.
Aufwand berechnenAuftragsverarbeitung
Welche Dienstleister dazuzählen, warum die Steuerberatung meist nicht dazugehört und was im Vertrag nach Art. 28 stehen muss.
Abgrenzung ansehenLöschfristen
Sieben Jahre aufbewahren und gleichzeitig löschen — das ist kein Widerspruch, sondern eine Frage der Datenart. Der Rechner sagt Ihnen für jede das Datum.
Frist berechnenArbeitszeitaufzeichnung
Was aufzuzeichnen ist, warum Stundenzettel zulässig, aber riskant sind und wie sich Arbeitszeit von abrechenbarer Projektzeit unterscheidet.
Anforderungen ansehenHäufige Fragen
Braucht ein Kleinbetrieb ein Verarbeitungsverzeichnis?
In aller Regel ja. Die Ausnahme für Betriebe unter 250 Beschäftigten greift nur bei gelegentlicher Verarbeitung — laufende Kunden- und Mitarbeiterdatenverarbeitung ist nicht gelegentlich. Was hineingehört, steht auf der Seite Kundendaten und DSGVO.
Darf ich Newsletter an zugekaufte Adressen senden?
Nein. Für Werbung per E-Mail braucht es die vorherige Zustimmung, und Sie müssen nachweisen können, dass sie vorliegt. Eine zugekaufte Adresse enthält diese Zustimmung nicht, und der Nachweis lässt sich nachträglich nicht herstellen. In Österreich ist der Versand ohne Zustimmung verwaltungsstrafbewehrt.
Wie lange darf ich Kundendaten aufbewahren?
So lange, wie der Zweck besteht, plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Rechnungsdaten fallen unter die siebenjährige Frist; ein Interessent ohne Geschäftsbeziehung nicht. Der Löschfristen-Rechner nennt Ihnen je Datenart das Datum.
Müssen Arbeitszeiten aufgezeichnet werden?
Ja, Arbeitgeber sind dazu verpflichtet. Zulässig sind auch Stundenzettel oder eine Tabelle — die Aufzeichnung muss aber laufend geführt werden und vollständig sein. Details auf der Seite Arbeitszeitaufzeichnung.
Wer steht hinter diesem Portal?
Die Techlogic Solutions GmbH aus St. Georgen am Walde. Wir stellen die Software flowo her — das sagen wir hier, bevor Sie danach suchen müssen. Dieses Portal vergleicht keine Anbieter und verkauft keine Daten; es erklärt Pflichten. Mehr auf der Seite Transparenz.
Sie wollen das nicht nur verstehen, sondern umsetzen?
Wir helfen Betrieben dabei, Kundendaten, Zeiten und Abläufe in ein System zu bringen, das zu ihnen passt — von der Bestandsaufnahme bis zur Umsetzung. Der erste Schritt ist ein Gespräch von zwanzig Minuten, in dem geklärt wird, ob wir überhaupt die Richtigen sind. Wenn nicht, sagen wir das.
Weiterführende Seiten
In vier Minuten wissen, wo Sie stehen
Zwölf Fragen zu Datenhaltung, Nachverfolgung, Automatisierung und Nachweisen. Das Ergebnis erscheint sofort — mit einem Wert von 0 bis 100 und dem Bereich, an dem sich am meisten ändern lässt.
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