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Was kostet ein CRM-System?
Stand: August 2026 · Marktübliche Spannen, keine Angebotslegung
Kurz gefasst: Einfache Vertriebs-CRM kosten 15 bis 30 Euro pro Nutzer und Monat, funktionsstarke Systeme 50 bis 120 Euro. All-in-One-Pakete mit Zeiterfassung und Fakturierung beginnen bei etwa 79 Euro monatlich für drei Nutzer. Über drei Jahre gerechnet macht die Lizenz allerdings selten mehr als zwei Drittel der Gesamtkosten aus – der Rest ist Einführung.
Die beiden Preismodelle
| Preis pro Nutzer | Paketpreis | |
|---|---|---|
| Abrechnung | je Zugang und Monat | feste Nutzerzahl inkludiert |
| Einstieg | ab ca. 15 €/Nutzer | ab ca. 79 € für 3 Nutzer |
| Zusätzlicher Nutzer | voller Nutzerpreis | reduzierter Aufpreis, oft 10–15 € |
| Günstiger bei | ab ca. 15 Nutzern | 3 bis ca. 10 Nutzern |
| Kostenverlauf | linear steigend | stufenweise |
| Typisch für | internationale Vertriebs-CRM | All-in-One-Bürosoftware |
Viele Betriebe rechnen mit der heutigen Nutzerzahl. Kalkulieren Sie mit der Zahl, die Sie in drei Jahren erwarten – und fragen Sie den Anbieter, wie sich der Preis beim Sprung in die nächste Stufe verhält. Bei einigen Systemen ist die Einstiegsstufe günstig und die nächste ein Vielfaches.
Die vier Posten, die regelmäßig unterschätzt werden
- Datenübernahme. Kunden, offene Angebote und historische Rechnungen aus Excel oder Altsystem ins neue System bringen – inklusive Bereinigung von Dubletten. Je nach Datenlage 300 bis 5.000 Euro. Der Kostentreiber ist selten die Menge, sondern die Unordnung.
- Einrichtung. Angebots- und Rechnungsvorlagen, Nummernkreise, Steuersätze, Benutzerrechte, Workflows, Buchhaltungsexport. Bei kleinen Teams oft in Eigenregie machbar, sonst 800 bis 4.000 Euro.
- Schulung und Einarbeitung. Kalkulieren Sie einen halben Schulungstag pro Team plus Produktivitätsverlust in den ersten vier bis sechs Wochen. Dieser Posten steht in keinem Angebot und ist trotzdem real.
- Zusatzmodule. Zeiterfassung, Fakturierung, Newsletter oder Telefonieanbindung sind bei Vertriebs-CRM häufig kostenpflichtige Erweiterungen. Prüfen Sie die Endsumme mit allen benötigten Modulen, nicht den Basistarif.
Rechenbeispiele über drei Jahre
Realistische Größenordnungen inklusive Einführung, ohne interne Arbeitszeit.
| Szenario | Laufend pro Jahr | Einmalig | Gesamt 3 Jahre |
|---|---|---|---|
| Kleinbetrieb, 3 Nutzer, All-in-One | 950 – 1.800 € | 300 – 1.500 € | 3.150 – 6.900 € |
| Agentur, 10 Nutzer, mit Zeiterfassung und BMD-Export | 1.900 – 4.500 € | 1.500 – 6.000 € | 7.200 – 19.500 € |
| Mittelstand, 25 Nutzer, Vertriebs-CRM mit Zusatzmodulen | 9.000 – 24.000 € | 5.000 – 20.000 € | 32.000 – 92.000 € |
Wo sich ein CRM rechnet
Der belastbarste Hebel bei Dienstleistern ist die vollständige Leistungserfassung. Wenn in einem Team von fünf Personen pro Woche und Kopf nur eine Stunde nicht erfasst und damit nicht verrechnet wird, sind das über 200 nicht abgerechnete Stunden im Jahr. Der Wert dieser Stunden übersteigt bei üblichen Sätzen die Jahreslizenz eines Systems um ein Vielfaches.
Zwei weitere Effekte kommen hinzu: ein Rechnungslauf, der von Stunden auf Minuten schrumpft, und die Fähigkeit, während eines laufenden Projekts zu erkennen, dass der Aufwand aus dem Ruder läuft – solange man noch reagieren kann.
Förderungen in Österreich
Digitalisierungsvorhaben von KMU werden in Österreich unter bestimmten Voraussetzungen gefördert, unter anderem über KMU.DIGITAL und Programme der Austria Wirtschaftsservice (aws). Förderhöhe, Fristen und Voraussetzungen ändern sich regelmäßig – prüfen Sie den aktuellen Stand direkt bei der Förderstelle oder Ihrer Wirtschaftskammer. In vielen Programmen muss der Antrag vor Auftragsvergabe gestellt werden.
Erst die Pflicht, dann das Budget
Bevor Sie Angebote einholen: Der Pflichten-Check zeigt in drei Minuten, welche Nachweise Ihr Betrieb führen muss. Das ist die Liste, mit der Sie ins Anbietergespräch gehen.
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