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Löschfristen-Rechner für Kundendaten

Stand: August 2026

Kurz gefasst: Wählen Sie die Datenart und das auslösende Datum, und Sie sehen, wann die Daten zu löschen sind — oder bis wann Sie sie aufbewahren müssen. Beides gilt gleichzeitig: Die Rechnung eines Kunden ist sieben Jahre aufzubewahren, während der Interessent, der 2019 nie gekauft hat, längst zu löschen wäre.

Alle Fristen im Überblick

Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Kundendaten — Österreich und Deutschland
Datenart Österreich Deutschland Grundlage Was zu beachten ist
Ausgangsrechnungen und Zahlungsbelege 7 Jahre 8 Jahre Gesetzliche Frist Aufbewahrungspflicht geht der Löschpflicht vor. Nach Fristablauf sind die Daten zu löschen, nicht dauerhaft zu behalten.
Kundenstammdaten mit Vertragsbezug 7 Jahre 8 Jahre Gesetzliche Frist Datum = Ende der Geschäftsbeziehung. Danach ist auf jene Felder zu reduzieren, die für Aufbewahrung oder Gewährleistung noch gebraucht werden.
Interessenten ohne Geschäftsabschluss 36 Monate 36 Monate Richtwert Richtwert, kein gesetzlicher Fixwert: rund drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Entscheidend ist, ob der Zweck noch besteht — je kürzer die begründbare Frist, desto besser.
Angebote, aus denen kein Auftrag wurde 36 Monate 36 Monate Richtwert Richtwert an der kurzen Verjährungsfrist orientiert. Angebote mit steuerlicher Relevanz fallen unter die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe.
Newsletter-Empfänger nach Abmeldung 36 Monate 36 Monate Richtwert Der Nachweis von Einwilligung und Widerruf ist für die Dauer möglicher Ansprüche zu führen. Üblich ist eine Sperrliste mit dem Nötigsten statt vollständiger Löschung — sonst landet dieselbe Adresse beim nächsten Import erneut im Verteiler.
Einwilligungsnachweise (aktiv) Einzelfall Einzelfall Einzelfall Solange die Einwilligung besteht und danach für die Dauer möglicher Ansprüche. Mitzuspeichern sind Zeitpunkt, Herkunft und der damals gültige Formulartext.
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber 7 Monate 6 Monate Richtwert Datum = Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Aufnahme in einen Bewerberpool nur mit ausdrücklicher Einwilligung.
Personalakten und Lohnkonten 7 Jahre 6 Jahre Gesetzliche Frist Datum = Ende des Dienstverhältnisses. Einzelne Nachweise, etwa zu Pensions- und Sozialversicherungsansprüchen, sind deutlich länger relevant.
Arbeitszeitaufzeichnungen 7 Jahre 2 Jahre Teils gesetzlich In Deutschland gilt eine ausdrückliche Mindestfrist von zwei Jahren. In Österreich ist keine eigene Frist normiert — praktisch richtet man sich nach der abgabenrechtlichen Frist, weil die Aufzeichnungen auch dafür gebraucht werden.
Reklamations- und Gewährleistungsunterlagen 3 Jahre 3 Jahre Richtwert Richtwert an der Verjährung orientiert. Bei Bauleistungen und bei zugesicherten Eigenschaften laufen die Fristen erheblich länger.
Videoaufnahmen von Personen Einzelfall Einzelfall Richtwert Richtwert 72 Stunden. Eine längere Speicherung ist zulässig, muss aber begründet und protokolliert werden — und der Zweck muss dokumentiert sein.
Standort- und Fahrtdaten von Mitarbeitenden Einzelfall Einzelfall Einzelfall Einzelfall. Zulässigkeit, Speicherdauer und Mitbestimmung sind vorab zu klären; ohne betriebliche Regelung ist eine dauerhafte Speicherung kaum zu rechtfertigen.

Vereinfachte Darstellung ohne Ausnahmen und Verlängerungstatbestände. Stand: August 2026.

Häufige Fragen

Wie lange darf ich Kundendaten speichern?

So lange, wie sie für den Zweck gebraucht werden, zu dem sie erhoben wurden — plus die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Rechnungs- und buchhaltungsrelevante Daten fallen unter die siebenjährige Frist in Österreich; reine Interessentendaten ohne Geschäftsbeziehung nicht.

Widersprechen sich Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht?

Nein, sie betreffen unterschiedliche Datenarten. Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, ist die Löschung eingeschränkt; für alles Übrige gilt die Speicherbegrenzung. Praktisch heißt das: Ein Datensatz wird nicht als Ganzes gelöscht, sondern auf das reduziert, was aufbewahrt werden muss.

Muss ich Newsletter-Abmeldungen dokumentieren?

Ja. Nachzuweisen ist sowohl die Einwilligung als auch deren Widerruf. Wer den Widerruf nur ausführt, ohne ihn festzuhalten, kann bei einer späteren Beschwerde nicht belegen, dass er ihn beachtet hat. Üblich ist deshalb eine Sperrliste statt einer vollständigen Löschung.

Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen behalten?

Nur so lange, wie sie zur Abwehr möglicher Ansprüche aus dem Bewerbungsverfahren gebraucht werden — in Österreich üblicherweise rund sieben Monate nach Abschluss des Verfahrens. Wer Unterlagen für künftige Stellen behalten möchte, braucht dafür eine ausdrückliche Einwilligung.

Wissen Sie, welche Daten Sie überhaupt haben?

Löschfristen setzen voraus, dass bekannt ist, wo welche Daten liegen. Der Pflichten-Check geht mit Ihnen Verarbeitungsverzeichnis, Einwilligungen, Auskunftsfähigkeit und Arbeitszeitaufzeichnung durch.

Pflichten-Check starten Neun Fragen, rund drei Minuten, Ergebnis sofort am Bildschirm.