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Wie viel Zeit kostet Sie Ihr Kontaktmanagement?

Stand: August 2026

Kurz gefasst: Kundendaten in Excel, Kontakte in Outlook, Notizen im Postfach: Jedes einzelne Werkzeug funktioniert. Aufwand entsteht an den Übergängen — erfassen, suchen, nachbearbeiten. Tragen Sie Ihre Zahlen ein, dann sehen Sie, was das im Monat und im Jahr ausmacht.

Mitarbeitende mit Kundenkontakt Alle, die Kundendaten erfassen, suchen oder pflegen. Verwaltete Kundinnen und Kunden Aktive und ehemalige zusammen. Fließt als Stammdatenpflege in die Rechnung ein. Neue Kunden oder Kontakte pro Monat Jeder neue Datensatz muss angelegt und meist mehrfach eingetragen werden. Minuten für die Erfassung eines neuen Kontakts Anlegen, in weitere Listen übertragen, Unterlagen zuordnen. Minuten pro Person und Tag für die Suche Wo steht die Vereinbarung, wer hat zuletzt telefoniert, welche Version gilt? Minuten pro Person und Tag für Nachbearbeitung Notizen übertragen, Wiedervorlagen setzen, Listen abgleichen, Rechnungslauf vorbereiten. Interner Stundensatz in Euro Vollkosten je Arbeitsstunde, nicht der Bruttolohn.

Warum dieser Aufwand selten auffällt

Weil er nach Arbeit aussieht. Wer eine Adresse zum zweiten Mal eintippt, tut etwas — es fühlt sich nicht nach Verlust an. Sichtbar wird es erst, wenn man die Minuten über ein Jahr aufaddiert und feststellt, dass eine halbe Stelle darin steckt.

Zwei Kosten fehlen in der Rechnung oben, weil sie sich kaum schätzen lassen. Erstens die Fehler: Eine Adresse, die an drei Stellen gepflegt wird, weicht irgendwann an drei Stellen voneinander ab — und die falsche landet auf der Rechnung. Zweitens die nicht erfassten Stunden: Was am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird, fällt regelmäßig zu niedrig aus. Das ist kein Zeitverlust, sondern entgangener Umsatz.

Realistisch vermeidbar ist die Hälfte bis zwei Drittel des Aufwands — vorausgesetzt, die Daten liegen tatsächlich an einer Stelle und werden nicht wieder in Nebenlisten kopiert.

Sie kennen Ihre Minutenwerte nicht? Dann rechnet der Prozesskostenrechner mit Personalkosten und Kundenzahl. Wie gut Ihre Kundendaten insgesamt aufgestellt sind, zeigt der CRM-Check in zwölf Fragen.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit kostet doppelte Datenerfassung wirklich?

Das hängt davon ab, wie viele Werkzeuge nebeneinander laufen. Dieser Rechner arbeitet deshalb mit Ihren eigenen Angaben statt mit Durchschnittswerten. Als Anhaltspunkt nennen Betriebe mit Excel, Outlook und einem getrennten Fakturierungsprogramm häufig fünf bis fünfzehn Minuten je neuem Kontakt.

Rechnet sich ein CRM schon bei fünf Mitarbeitern?

Häufig ja, aber nicht wegen der Funktionen, sondern wegen der Übergänge. Der Umstieg lohnt in der Praxis ab dem Punkt, an dem mehrere Personen auf denselben Datenbestand zugreifen — meist bei drei bis fünf. Die Rechnung oben zeigt, ab welcher Größenordnung sich die Frage überhaupt stellt.

Warum fließt die Kundenanzahl in die Rechnung ein?

Weil Bestandsdaten Pflege brauchen: Adressänderungen, Ansprechpartner, Dubletten, Rückläufer. Angesetzt ist dafür eine Minute je Kunde und Jahr — bewusst niedrig. Wer regelmäßig Datenpflege betreibt, liegt darüber.

Was ist ein realistischer interner Stundensatz?

Nicht der Bruttolohn, sondern die Vollkosten je Arbeitsstunde: Gehalt, Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz, Ausfallzeiten. Für Verwaltungs- und Vertriebstätigkeiten liegt dieser Wert in Österreich je nach Qualifikation häufig zwischen 35 und 70 Euro.

Und halten Ihre Nachweise stand?

Der wirtschaftliche Aufwand ist die eine Hälfte. Die andere sind Verarbeitungsverzeichnis, Einwilligungen, Löschfristen und Auskunftsfähigkeit — das geht der Pflichten-Check mit Ihnen durch.

Pflichten-Check starten Neun Fragen, rund drei Minuten, Ergebnis sofort am Bildschirm.

Sie wollen die Zahlen mit jemandem durchgehen, der solche Projekte umsetzt? So arbeiten wir.