CRM-Check für Unternehmen

Zwölf Fragen zu Ihren Kundendaten — wo sie liegen, wer damit arbeitet, was automatisch läuft und was von Hand. Am Ende steht ein Wert von 0 bis 100 und die Aufschlüsselung, in welchem Bereich der größte Hebel liegt.

Alle Fragen auf einer Seite
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Ergebnis ohne Kontaktdaten

Kurz gefasst: Der Reifegrad sagt nicht, ob Sie ein CRM brauchen. Er sagt, wie viel Ihrer Kundendatenarbeit heute von nachvollziehbaren Abläufen getragen wird — und wie viel davon an einzelnen Personen und deren Gedächtnis hängt. Das ist die Frage, die zählt, wenn jemand kündigt, ausfällt oder in Pension geht.

1 Wie viele Kundinnen und Kunden verwalten Sie?

Aktive und ehemalige zusammen, grob geschätzt.

Bis 50 50 bis 500 500 bis 2.000 Mehr als 2.000

2 Wo werden Kundendaten derzeit gespeichert?

Wählen Sie, was den führenden Bestand ausmacht.

Papier oder gar nicht systematisch Excel-Listen Outlook- oder Google-Kontakte Mehrere Systeme nebeneinander ERP- oder Buchhaltungssystem Ein CRM-System

3 Gibt es Kopien des Kundenbestands auf einzelnen Geräten?

Exportierte Listen, Tabellen im Downloadordner, Kontakte am Mobiltelefon.

Ja, mehrere und niemand weiß genau wo Einzelne, bekannt Nein, es gibt nur den einen Bestand Weiß ich nicht

4 Können mehrere Personen gleichzeitig mit denselben Kundendaten arbeiten?

Nein, die Datei ist dann gesperrt oder es entstehen Fassungen Teilweise Ja, alle sehen denselben Stand Trifft nicht zu, ich arbeite allein

5 Können Mitarbeitende nachvollziehen, wann ein Kunde zuletzt kontaktiert wurde?

Nein Nur die zuständige Person weiß das Über die Suche im Postfach rekonstruierbar Ja, es steht am Kundendatensatz

6 Ist festgehalten, was mit einem Kunden vereinbart wurde?

Angebote, Zusagen, Sonderkonditionen, Beschwerden.

Nicht systematisch Teilweise, je nach Person Ja, am Kundendatensatz nachlesbar

7 Könnte jemand anderer einen Kunden übernehmen, wenn die zuständige Person eine Woche ausfällt?

Nur mit erheblichem Aufwand Mit Rückfragen und Einarbeitung Ja, die Unterlagen sprechen für sich

8 Wie werden Wiedervorlagen und Nachfassen organisiert?

Im Kopf oder auf Zetteln Kalendereinträge und Erinnerungen Aufgaben im System, am Kunden hängend Wir fassen nicht systematisch nach

9 Können Sie Kunden gezielt nach Kriterien auswählen?

Etwa: alle Kunden einer Branche, mit Umsatz über X, ohne Kontakt seit einem Jahr.

Nein Mit Filtern und Handarbeit in Excel Ja, im System auf Knopfdruck

10 Wie oft wird dieselbe Angabe an mehreren Stellen eingetragen?

Adresse im Kontakt, im Angebot, in der Rechnung, im Lieferschein.

Ständig Manchmal Selten, die Systeme greifen ineinander

11 Können Sie alle Daten zu einer Person gezielt ausgeben?

Das ist die Grundlage für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

Nein, das bekämen wir nicht vollständig zusammen Ja, mit erheblichem Suchaufwand Ja, in kurzer Zeit

12 Können Sie Daten nach festgelegten Kriterien löschen?

Etwa alle Interessenten ohne Kontakt seit drei Jahren — ohne die aufbewahrungspflichtigen Belege mitzulöschen.

Nein, gelöscht wird praktisch nie Ja, aber von Hand und ohne festgelegte Fristen Ja, mit definierten Fristen je Datenart

Keine Kontaktdaten nötig. Das Ergebnis erscheint sofort auf dieser Seite.

Wie der Wert zustande kommt

Jede Antwort ist mit Punkten hinterlegt, die für alle Betriebe gleich sind. Die Summe wird auf 100 umgerechnet und zusätzlich je Bereich ausgewiesen — Datenhaltung, Nachverfolgung, Automatisierung, Nachweise und Rechte. Es steckt keine Annahme über Ihren Betrieb darin außer den Antworten, die Sie geben.

Der Wert misst nicht, ob Sie Vorschriften erfüllen — das macht der Pflichten-Check, und die beiden können durchaus auseinanderfallen: Ein Betrieb mit sauberer Excel-Liste kann rechtlich unauffällig sein und trotzdem einen niedrigen Reifegrad haben, weil alles an einer Person hängt.