Darf ich persönliche Notizen zu Kunden im CRM speichern?

Sachliche Notizen zur Geschäftsbeziehung ja, persönliche Bewertungen nein. Betroffene haben ein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO — es umfasst auch Notizfelder. Eine gute Prüffrage lautet deshalb: Würde ich diesen Satz der betreffenden Person vorlesen wollen? Wenn nicht, gehört er nicht ins System.

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Was gehört in ein CRM-System?

Q: Welche Daten gehören mindestens in ein CRM?

Firma, Ansprechpartner mit Funktion, Kontaktdaten, Adresse für die Rechnungslegung, der Status der Geschäftsbeziehung sowie ein nachvollziehbarer Verlauf der Kontakte. Alles Weitere ist sinnvoll, aber nicht zwingend. Entscheidend ist weniger die Zahl der Felder als die Frage, ob jedes davon auch tatsächlich gepflegt wird.

Q: Wie viele Felder sollte ein CRM haben?

So wenige wie möglich. Jedes Feld, das niemand befüllt, macht die Datenqualität schlechter, weil man sich auf keines mehr verlassen kann. Beginnen Sie mit zehn bis fünfzehn Feldern und ergänzen Sie erst, wenn zweimal jemand danach gefragt hat.

Stand: August 2026

Kurz gefasst: In ein CRM gehören die Daten, die jemand anderer braucht, um den Kunden zu übernehmen: wer das Unternehmen ist, wer dort zuständig ist, was vereinbart wurde und wann zuletzt etwas passiert ist. Alles andere ist Zugabe. Der häufigste Fehler ist nicht ein fehlendes Feld, sondern ein Feld zu viel — eines, das niemand pflegt und dem deshalb niemand traut.

Die Prüffrage für jedes Feld

Bevor Sie ein Feld anlegen, beantworten Sie zwei Fragen: Wer trägt es ein? und Wer liest es wieder? Fällt eine der beiden Antworten schwer, ist das Feld überflüssig. Ein CRM mit fünfzehn gepflegten Feldern ist mehr wert als eines mit sechzig, von denen zwölf befüllt sind.

Der Kern: Stammdaten

Die Felder, ohne die es nicht geht
Feld	Warum	Typischer Fehler
Firmenname und Rechtsform	Grundlage für Rechnung und Vertrag	Kurzform statt Firmenwortlaut — die Rechnung stimmt dann nicht
Anschrift	Rechnungslegung, Zuständigkeit, Gebietsauswertung	Nur eine Adresse, obwohl Liefer- und Rechnungsadresse abweichen
UID-Nummer	Steuerliche Behandlung im EU-Geschäft	Ungeprüft übernommen statt einmal validiert
Ansprechpartner mit Funktion	Wer entscheidet, wer prüft, wer zahlt	Eine Sammeladresse statt Personen — beim Wechsel weiß niemand Bescheid
Telefon und E-Mail je Person	Erreichbarkeit ohne Umweg	Nur die allgemeine Büroadresse
Status der Beziehung	Interessent, Kunde, ehemaliger Kunde — steuert Ansprache und Löschfristen	Fehlt völlig; dann ist unklar, wen man anschreiben darf
Herkunft des Kontakts	Woher kam er: Empfehlung, Website, Messe	Wird nicht erfasst — später weiß niemand, was funktioniert

Was den Unterschied macht: der Verlauf

Stammdaten hat jede Excel-Liste. Der Grund, warum ein CRM überhaupt existiert, ist der Verlauf: was besprochen, angeboten, zugesagt und reklamiert wurde. Genau dieser Teil fehlt in Tabellen — und genau er entscheidet, ob eine Vertretung möglich ist.

Datum und Art des Kontakts Telefonat, Termin, Angebot, Reklamation.
Ergebnis in einem Satz Nicht das Protokoll, sondern die Entscheidung.
Nächster Schritt mit Datum Ohne Wiedervorlage versandet jeder zweite Vorgang.
Zuständige Person Damit klar ist, wen man fragt — und wer übernimmt.
Verknüpfte Dokumente Angebot, Auftrag, Rechnung am Datensatz statt im Postfach.

Die Ein-Satz-Regel

Ein Verlaufseintrag, der länger ist als drei Zeilen, wird nicht geschrieben. Einer, der nur aus „Telefonat" besteht, wird nicht gelesen. Was zählt, ist der eine Satz dazwischen: „Preis 4.200 akzeptiert, Start nach Ostern, Entscheidung bei Hrn. Berger."

Sinnvoll, sobald der Betrieb wächst

Diese Felder gehören nicht in die erste Ausbaustufe, werden aber ab etwa zehn Mitarbeitenden schnell wichtig:

Branche und Größe — die Grundlage jeder gezielten Auswahl.
Betreuende Person — sonst betreuen zwei denselben Kunden oder keiner.
Zahlungsverhalten — sachlich aus der Buchhaltung, nicht als Meinung.
Einwilligungen — mit Zeitpunkt, Herkunft und Textversion, siehe unten.
Verträge mit Laufzeit — samt Kündigungsfrist und Wiedervorlage.

Was nicht ins CRM gehört

Hier verläuft eine Grenze, die weniger technisch als rechtlich ist. Betroffene können nach Art. 15 DSGVO Auskunft über alles verlangen, was zu ihnen gespeichert ist — Notizfelder eingeschlossen.

Persönliche Bewertungen. „Schwieriger Typ" ist keine Geschäftsinformation. „Entscheidet erst nach Rücksprache mit dem Steuerberater" schon.
Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO — die gehören, wenn überhaupt, in eng zugriffsbeschränkte Bereiche.
Vollständige Zahlungsdaten. Kartendaten überlässt man dem Zahlungsdienstleister.
Zugangsdaten von Kunden. Weder im Notizfeld noch als Anhang.
Daten ohne Zweck. Geburtsdatum, weil man es hat? Ohne Verwendung ist es zu löschen.

Einwilligungen gehören ins System, nicht daneben

Wer Newsletter oder Werbung versendet, muss die Zustimmung nachweisen können — in Österreich verlangt § 174 TKG 2021 die vorherige Einwilligung, die Beweislast liegt beim Versender. Damit dieser Nachweis funktioniert, gehören drei Angaben an den Datensatz und nicht in eine separate Liste: Zeitpunkt, Herkunft und der Wortlaut, dem zugestimmt wurde. Mehr dazu unter Kundendaten und DSGVO.

Ein Feld, das fast immer fehlt

Das Löschdatum beziehungsweise der Auslöser dafür. Ohne es sammelt jedes CRM Karteileichen an, die niemand mehr einordnen kann — und die Speicherbegrenzung nach Art. 5 DSGVO wird zur Theorie. Welche Frist für welche Datenart gilt, rechnet der Löschfristen-Rechner aus.

Häufige Fragen

Welche Daten gehören mindestens in ein CRM?

Firma, Ansprechpartner mit Funktion, Kontaktdaten, Adresse, Status der Geschäftsbeziehung und ein nachvollziehbarer Verlauf. Alles Weitere ist sinnvoll, aber nicht zwingend.

Darf ich persönliche Notizen zu Kunden speichern?

Sachliche Notizen zur Geschäftsbeziehung ja, persönliche Bewertungen nein. Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO umfasst auch Notizfelder — die Prüffrage lautet, ob man den Satz der Person vorlesen würde.

Wie viele Felder sollte ein CRM haben?

So wenige wie möglich. Jedes Feld, das niemand befüllt, verschlechtert die Datenqualität. Zehn bis fünfzehn Felder am Anfang, ergänzen erst bei nachweisbarem Bedarf.

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