CRM mit Zeiterfassung und Rechnungen

Stand: August 2026

Kurz gefasst: Wer Zeit verkauft statt Produkte, braucht kein Vertriebs-CRM, sondern ein System, das Kundenverwaltung, Leistungserfassung und Rechnungslegung in einem Datenbestand führt. Der Grund ist einfach: Ein Vertriebs-CRM endet mit dem gewonnenen Auftrag – bei Dienstleistern beginnt dort die Arbeit, die bezahlt wird.

Das Problem mit getrennten Werkzeugen

Die typische Werkzeugkette in einem gewachsenen Dienstleistungsbetrieb sieht so aus: Kundendaten in Outlook oder Excel, Angebote in Word, Stunden in einer zweiten Excel-Tabelle oder einer App, Rechnungen im Fakturierungsprogramm, Belege per Mail an die Steuerberatung. Jedes einzelne Werkzeug funktioniert. Das Problem liegt in den Übergängen.

Konkret entstehen dabei vier wiederkehrende Kosten:

• Doppelerfassung. Dieselbe Kundenanschrift wird an drei Stellen gepflegt – und weicht nach einiger Zeit an drei Stellen voneinander ab.
• Verlorene Stunden. Was nicht zeitnah erfasst wird, wird am Monatsende geschätzt. Geschätzt wird erfahrungsgemäß nach unten.
• Der Rechnungslauf. Stunden zusammensuchen, Positionen prüfen, Rechnungen tippen – jeden Monat mehrere Stunden für eine Tätigkeit, die niemand bezahlt.
• Fehlende Auskunftsfähigkeit. Auf die Frage „Wie viel Aufwand steckt bisher in diesem Projekt?" gibt es keine Antwort ohne Recherche.

Wie der durchgängige Prozess aussieht

In einem integrierten System läuft die Kette in einem Datenbestand ab – jeder Schritt übernimmt die Daten des vorherigen:

Die Anbindung an BMD, RZL und DATEV

Dieser Punkt entscheidet in Österreich häufiger über den Erfolg einer Einführung als jede Funktionsliste. Nahezu alle internationalen Systeme bieten eine DATEV-Schnittstelle, weil das der deutsche Standard ist. Die meisten österreichischen Steuerberatungen arbeiten jedoch mit BMD oder RZL.

Klären Sie vor der Auswahl drei Punkte:

1. Welches Format braucht Ihre Steuerberatung? Fragen Sie direkt nach – nicht raten.
2. Was genau wird exportiert? Nur Rechnungssummen, oder auch Personenkonten, Kontenzuordnung und Buchungssätze? Der Unterschied entscheidet, ob die Übernahme automatisch läuft oder nachgearbeitet werden muss.
3. Lassen Sie sich einen echten Export zeigen. Nicht die Ankündigung im Datenblatt, sondern eine Datei, die Ihre Steuerberatung testweise einlesen kann.

Zeiterfassung und Arbeitsrecht

Unabhängig von der Abrechnung bestehen in Österreich arbeitsrechtliche Aufzeichnungspflichten zu Arbeitszeiten. Ein System, das ohnehin projektbezogen erfasst, kann diese Aufzeichnung mit abdecken – vorausgesetzt, es unterscheidet zwischen Arbeitszeit und abrechenbarer Projektzeit und bildet Pausen, Urlaub, Krankenstand und Zeitausgleich ab.

Prüfen Sie das explizit: Ein Tool, das nur abrechenbare Stunden kennt, erfüllt die arbeitsrechtliche Aufzeichnung nicht. Die konkreten Anforderungen an Form und Umfang klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung oder der Wirtschaftskammer – dieser Text ist keine Rechtsberatung. Was im Einzelnen aufzuzeichnen ist, steht auf der Seite Arbeitszeitaufzeichnung.

Für wen sich die integrierte Lösung rechnet

Sie profitieren besonders, wenn Ihr Betrieb 3 bis 50 Mitarbeitende hat, Leistungen nach Aufwand oder in Projekten abrechnet und mehrere parallele Kundenprojekte führt. Das trifft auf Agenturen, IT-Dienstleister, Beratungen, Planungs- und Ingenieurbüros sowie Handwerksbetriebe mit Projektgeschäft zu.

Weniger geeignet ist der Ansatz, wenn Ihr Schwerpunkt auf klassischem Neukundenvertrieb mit langen Verkaufszyklen und mehrstufigem Forecast liegt, oder wenn Marketing-Automation und Lead-Nurturing im Vordergrund stehen. Dann sind Sie mit einem spezialisierten Vertriebs-CRM besser bedient — die Kategorien im Überblick stehen auf der Seite Von der Liste zum System.