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Von der Excel-Liste zum System
Stand: August 2026 · Kategorien statt Produkte — wir vergleichen hier keine Anbieter
Kurz gefasst: Excel und Outlook sind nicht verboten, aber sie sind für Nachweise nicht gebaut. Es gibt kein Protokoll darüber, wer welche Daten gesehen hat, Kopien entstehen unbemerkt, und eine vollständige Auskunft setzt voraus, dass alle Kopien bekannt sind. Der Umstieg lohnt in der Praxis ab etwa drei bis fünf Personen, die auf dieselben Kundendaten zugreifen — oder ab dem ersten Auskunftsersuchen.
Wir stellen selbst Software her. Ein Vergleich, in dem das eigene Produkt vorkommt, ist nichts wert — und Angaben über Wettbewerbsprodukte veralten schneller, als man sie pflegen kann. Was Sie hier stattdessen bekommen: die Kriterien, mit denen Sie jedes Angebot selbst prüfen können. Mehr dazu
Die vier Arbeitsweisen
Excel-Listen und Papier
Schnell und flexibel, solange eine Person damit arbeitet. Kritisch werden vier Punkte: konkurrierende Kopien, kein Zugriffsprotokoll, keine Löschautomatik und Dateien auf privaten Endgeräten. Für die Auskunftspflicht heißt das: Sie müssen alle Kopien kennen.
Outlook- oder Google-Kontakte
Praktisch für Adressen, ungeeignet als führender Kundenbestand. Die Daten liegen im persönlichen Konto, synchronisieren auf Mobiltelefone und verlassen mit der Person den Betrieb. Was zu einem Kunden vereinbart wurde, steht ohnehin in Mails — also nirgends.
Mehrere Einzeltools
Jedes Werkzeug für sich gut, die Übergänge kosten. Jedes zusätzliche Tool bedeutet einen weiteren Auftragsverarbeiter, einen weiteren Löschort und eine weitere Zugriffsliste. Eine Auskunft wird damit zur Suchaktion durch drei bis fünf Systeme.
Ein führendes System
Kundendaten, Vorgänge, Belege und Zeiten in einem Bestand. Der Nutzen liegt weniger in Funktionen als darin, dass es einen Ort gibt, an dem gesucht, gelöscht und Auskunft erteilt wird. Der Aufwand liegt in der Datenübernahme und im Aufräumen des Bestands.
Die sechs Prüfpunkte für jedes Angebot
Unabhängig von der Kategorie: Diese sechs Punkte entscheiden, ob eine Lösung Ihre Nachweispflichten trägt. Lassen Sie sich jeden vorführen, nicht zusagen.
- Auskunft auf Knopfdruck Alle Daten zu einer Person in einer Ausgabe — inklusive Notizen, Vorgängen und Anhängen.
- Löschfristen je Datenart Mit Auslöser statt Jahreszahl, und mit Schutz für das, was aufbewahrungspflichtig ist.
- Einwilligungen mit Zeitstempel Zeitpunkt, Herkunft und Textversion am Datensatz, nicht in einer separaten Liste.
- Zugriffsrechte und Protokoll Wer darf was sehen, und wer hat wann was geändert oder exportiert?
- Auftragsverarbeitungsvertrag und Hosting Vertrag verfügbar, Serverstandort bekannt, Unterauftragnehmer benannt.
- Vollständiger Export Ihr Bestand muss ohne Mitwirkung des Anbieters herauskommen — das ist Ihre Rückfahrkarte.
An der Buchhaltungsanbindung. Nahezu alle internationalen Systeme bieten eine DATEV-Schnittstelle, weil das der deutsche Standard ist — die meisten österreichischen Steuerberatungen arbeiten aber mit BMD oder RZL. Fragen Sie Ihre Steuerberatung vor der Auswahl nach dem benötigten Format und lassen Sie sich einen echten Testexport einlesen.
Ab wann sich der Umstieg rechnet
Drei Auslöser dominieren: mehrere Zugriffe auf denselben Datenbestand, ein monatlicher Rechnungslauf mit Handarbeit und das erste Auskunftsersuchen. Der dritte ist der unangenehmste, weil er Termin hat: Ab Eingang läuft ein Monat.
Was ein System kostet, steht auf der Seite Kosten. Wie der durchgängige Ablauf von der erfassten Stunde bis zur Rechnung aussieht, auf der Seite Zeit und Abrechnung.
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