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Was kostet Ihre Kundenverwaltung im Jahr?
Stand: August 2026
Kurz gefasst: Diese Rechnung braucht keine Minutenwerte, sondern Zahlen, die Sie ohnehin haben: Mitarbeitende, Personalkosten, Kundenanzahl, neue Kontakte und Verwaltungsstunden pro Woche. Daraus ergeben sich die jährlichen Prozesskosten Ihrer Kundenverwaltung — also das, was die Verwaltung von Kundendaten kostet, bevor überhaupt eine Software im Spiel ist.
Was diese Zahl ist und was sie nicht ist
Sie ist eine Modellrechnung mit offengelegten Annahmen, keine Messung. Vier Werte sind gesetzt: acht Minuten je neuem Kontakt, zwei Minuten Pflege je Kunde und Jahr, zehn Minuten Suchzeit pro Person und Tag, 1.700 Jahresarbeitsstunden. Wer davon abweicht, kann die Rechnung im Kopf anpassen — verdoppeln Sie die Suchzeit, verdoppelt sich dieser Anteil.
Sie ist auch keine Einsparung. Prozesskosten verschwinden nicht, wenn Software eingeführt wird; ein Teil verlagert sich, ein Teil entfällt tatsächlich, und ein neuer Teil entsteht — Einführung, Pflege, Lizenz. Realistisch ist, dass sich die Hälfte bis zwei Drittel des manuellen Anteils auflösen lassen. Was die Software selbst kostet, steht auf der Seite Kosten.
Und sie sagt nichts darüber, ob Ihre Kundenverwaltung gut ist. Ein Betrieb mit hohen Prozesskosten kann seine Kunden hervorragend betreuen — er bezahlt dafür nur mehr als nötig. Wie gut Sie aufgestellt sind, zeigt der CRM-Check.
Häufige Fragen
Wie berechnet man die Prozesskosten der Kundenverwaltung?
Indem man die Tätigkeiten rund um Kundendaten in Stunden fasst und mit einem internen Stundensatz bewertet. Dieser Rechner setzt vier Tätigkeiten an: laufende Verwaltung, Neuanlage von Kontakten, Pflege des Bestands und Suchzeit. Der Stundensatz wird aus den Personalkosten geteilt durch 1.700 Jahresarbeitsstunden abgeleitet.
Warum 1.700 Jahresarbeitsstunden?
Weil ein Vollzeitjahr nach Abzug von Urlaub, Feiertagen und Krankenstand in Österreich in dieser Größenordnung liegt. Wer mit einer anderen Zahl rechnet, verschiebt den Stundensatz entsprechend: 1.500 Stunden ergeben einen höheren, 1.900 einen niedrigeren.
Sind diese Kosten durch ein CRM vermeidbar?
Teilweise. Neuanlage und Suche lassen sich deutlich reduzieren, Pflege und Verwaltung nur begrenzt — jemand muss weiterhin entscheiden, prüfen und pflegen. Gegenzurechnen sind außerdem Lizenz, Einführung und Datenübernahme. Aus diesem Grund steht auf dieser Seite kein Einsparversprechen.
Zwanzig Minuten über Ihre Zahlen sprechen
Wenn die Größenordnung stimmt, lohnt der nächste Schritt: einmal durchgehen, welcher Anteil bei Ihnen tatsächlich vermeidbar ist und was die Umstellung kosten würde. Der Pflichten-Check liefert vorab den rechtlichen Teil.
Pflichten-Check starten Neun Fragen, rund drei Minuten, Ergebnis sofort am Bildschirm.Sie wollen die Zahlen mit jemandem durchgehen, der solche Projekte umsetzt? So arbeiten wir.